Regelmatig kom ik teams tegen die zich erover beklagen dat het schort aan ‘afspraak is afspraak’. Deze uitdrukking lijkt net zo weinig zeggend als ‘op is op’ of ‘vol is vol’. Toch heeft het een andere lading. Het verwijst naar een onderlinge overeenkomst, naar hoe teamleden met elkaar willen omgaan, professioneel maar ook persoonlijk. Waarom is het in teams dan zo vaak een bron van gedoe?
Je zou ‘afspraak is afspraak’ kunnen ondertitelen met ‘Ik vertrouw erop dat jij en ik onze afspraak zullen nakomen en doen wat we hebben beloofd’. Nou is de ene afspraak de andere niet. Sommige zijn van levensbelang, waar andere meer het karakter hebben van blijmoedige voornemens. Zo kan het niet in acht nemen van een veiligheidsprotocol tot levensgevaarlijke situaties leiden. Maar de afspraak om elke dinsdag gezamenlijk te lunchen leidt bij niet nakomen zelden tot ongelukken.
Het maken van afspraken in een team is functioneel en dienend aan het gemeenschappelijke doel. Het niet nakomen van afspraken gaat daar ten koste van. Zoals te laat komen om de nachtdienst af te lossen waardoor een goede overdracht niet meer mogelijk is. Of onzorgvuldig vastleggen of overdragen van klantinformatie wat kan leiden tot fouten en uiteindelijk klachten.
Met een afspraak maak je onderling voorspelbaar wat je in voorkomend geval zult doen en dat je daar bij elkaar van op aan kunt.
Natuurlijk kunnen er moverende redenen of omstandigheden zijn waardoor je een afspraak niet kunt nakomen. Juist dan is het van belang dat je hier eigenaarschap voor neemt en erop aanspreekbaar bent.
Gedoe rond ‘afspraak is afspraak’ ontstaat veelal niet rond het niet nakomen, maar rond de vrijblijvendheid ervan. Teams die dit probleem aankaarten, tonen vaak op twee momenten, onbewust, hoe die vrijblijvendheid er bij hen uit ziet; als symptoom van te weinig eigenaarschap.
Zoals bij aanvang van een teamsessie, als enkele teamleden te laat binnenkomen. Dat kan, maar een verontschuldiging is dan gepast. Vaker echter verkiest de laatkomer om te fulmineren over weer of verkeer. Of betrokkene constateert dat er nog meer collega’s worden verwacht en verzucht ‘Oh, nog niet iedereen is er, ik ben dus nog gewoon op tijd’; alsof die constatering het te laat komen legitimeert.
Een tweede moment is de pauze. Wanneer niet iedereen op de afgesproken tijd terug is weet men vaak wèl waar de nog ontbrekende teamleden zijn. Navraag bij laatkomers leidt dan tot reacties als ‘Ik keek wat de anderen deden; zij stonden er ook nog’. En de op-tijd-komers stellen ‘Wie ben ik dat ik mijn collega …’. Precies, het is jouw collega, daar had je een afspraak mee.
Wat het collectief doet is sterker dan de inhoudelijke afspraak. Het voorbeeld dat je elkaar geeft is krachtiger dan de gemaakte afspraak. Het gedrag van mensen om ons heen kan ons commitment aan gemaakte afspraken zwakke knieën geven. Hierdoor zijn we dan geneigd om onze persoonlijke voorkeur te volgen of die van het subgroepje waar we in zitten.
Afspraak is afspraak; het is niet zo ingewikkeld. Het gaat er uiteindelijk om dat jij eigenaarschap neemt voor jouw deel van de deal. Als dat niet lukt houdt ’t op; en op is op.
Nooit meer een blog missen? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.
