De maandelijkse vergadering, het teamoverleg, casuïstiek bespreking of een dagstart… Wat de naam, vorm en frequentie ook is, elk team overlegt met elkaar.
Er wordt ongelooflijk veel tijd, geld en energie aan besteed. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat medewerkers zo’n 30% van hun tijd aan werkoverleg spenderen en managers tot wel 70%. Dus áls dat het geval is, zorg dan dat het meer heaven dan hell is!
Als teamcoach word ik regelmatig gevraagd om een werkoverleg bij te wonen. Soms is dit in het begin van een traject om een beeld van de interactie en de dynamiek te krijgen. Het komt ook voor dat ik veel later bij een overleg aansluit, vaak is dit om aan teamvaardigheden te werken. Dit laatste was het geval bij een groep radiologen die tweewekelijks overleg met elkaar hadden. Ze namen dan samen besluiten over zaken die hen als vakgroep bezighielden. Op zo’n genomen besluit kon je ‘gelukkig’ altijd terugkomen en dat gebeurde dan ook veelvuldig. Vermoeiend, frustrerend en niet-effectief, vonden ze zelf. Voor hen was het daarom belangrijk te ontdekken hoe dit anders kon. Ik nodigde hen uit om het B.O.B.-model (beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming) toe te passen. Ook bespraken ze de opvattingen die dit gedrag veroorzaakten uitgebreid met elkaar. Dat waren eye-openers! Het resultaat? Gedragen besluiten, meer verbinding en minder frustratie. Twee jaar later hangt de flip-over van B.O.B. nog steeds in de teamkamer aan de muur als reminder.
Vlak voor de zomervakantie ging ik met een team aan de slag dat grote behoefte had aan een andere manier van overleggen. Maar hoe doe je dat met 18 mensen waarbij iedereen zo zijn eigen beeld, wensen en verwachtingen heeft? We besloten te onderzoeken hoe hun ‘ideale’ overleg eruit moet komen zien. Na succesfactoren en criteria, waren gedrag en opvattingen aan de beurt. Wat kun je als team doen en denken om de kwaliteit van het overleg te versterken óf te verstieren? Omdat deze vraag niet alleen over de toekomst, maar ook over het hier-en-nu gaat, fungeert deze oefening ook als spiegel voor elk teamlid. Confronterend en helpend tegelijk. Met zin, vertrouwen en een visual van de afspraken gaan ze er samen mee aan de slag.
Tips voor de praktijk
Er is echt niet meteen externe begeleiding nodig om tot een effectiever teamoverleg te komen. Je kunt ook als team zelf met elkaar aan de slag gaan. 5 tips voor een Top overleg:
- Maak eens een kosten-batenanalyse van je overleg. Dat helpt, zowel in bewustwording als in het maken van scherpe keuzes voor de toekomst.
- Schaalvraag: laat ieder teamlid jullie overleg een cijfer geven tussen de 0 en 10. De 0 staat voor een waardeloos overleg en de 10 staat voor een Top overleg. Doe dit in stilte m.b.v. post-its om groepsdruk te voorkomen. Daarna kort met elkaar de gekozen cijfers delen met toelichting.
a. Tel alle cijfers op en reken het gemiddelde uit à hoe tevreden zijn jullie daarmee?
b. Wat kunnen jullie doen om één punt hoger te scoren? Breng dit in de praktijk. - Creëer met elkaar een gedeeld beeld over de kwaliteit en de randvoorwaarden voor een goed overleg: wat is het doel, wat komt er wel en niet op de agenda, hoe komt het op de agenda, wie is voorzitter en wat verwachten we van hem of haar en van elkaar?
- Energiemeter: hoe ga je erin en hoe kom je eruit? Druk dit gevoel uit in één woord of in een metafoor.
- Evalueer na een aantal keer of jullie overleggen volgens jullie eigen meetlat. Moet er nog wat worden aangepast? Je kunt hier Starten - Stoppen - Doorgaan voor gebruiken: een werkvorm om te reflecteren en inzichten direct naar acties te vertalen.
Nooit meer een blog missen? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief.
